Buchhaltung ist für die meisten Freelancer und UnternehmerInnen ein lästiges Thema, mit dem sie eigentlich so wenig Zeit wie möglich verbringen möchten. Wir zeigen dir, wann eine Buchhaltungssoftware für das Management deiner Finanzen sinnvoll ist und schaue uns konkrete Anbieter an. 

Da deine Finanzen “leider” ein sehr wichtiger Bestandteil deiner Tätigkeit als UnternehmerIn sind, ohne die du es in deinem Business nicht weit bringen wirst, solltest du jederzeit einen Überblick über diese haben. Am einfachsten geht das natürlich mit einer passenden Buchhaltungssoftware. Ich möchte diesen Artikel heute dazu nutzen, um dir mehr darüber zu erzählen sowie dir einige beliebte Anbieter in diesem Bereich vorzustellen. 

Warum brauche ich eine Buchhaltungssoftware?

Egal ob als Freelancer, Selbstständiger oder Shopbetreiber – Hast du deine Dienstleistung erbracht oder Produkte verkauft, musst du eine Rechnung schreiben, um Geld zu verdienen. 

Zu welchem Zeitpunkt du Rechnungen schreibst, bleibt dabei natürlich dir selbst überlassen. Die einen machen es direkt nach getaner Arbeit, die anderen am Monatsende. 

Doch eines ist immer gleich: Die Buchhaltung kostet Zeit. Zeit, die man gerade als Selbstständiger, Freelancer oder Shopbetreiber selten hat. Doch sind gerade die Finanzen ein wichtiger Bestandteil unsere täglichen Arbeit. 

Natürlich lassen sich einige Prozesse vollkommen automatisieren. Gerade Shopbetreiber können hier meist von Systemen wie z. B. WooCommerce profitieren. Denn mit Hilfe von AddOns können Rechnung automatisch erstellt werden. Ein gewisser Aufwand für die Buchhaltung bleibt jedoch nach wie vor bestehen. 

Die Aufgabe einer guten Buchhaltungssoftware sollte also sein, mit so wenig Aufwand wie möglich, den größtmöglich anfallenden Papierkram erledigen zu können. Nur so können wir unseren Fokus als Selbstständige auch weiterhin voll und ganz auf unsere Arbeit legen. 

Welche Module von Buchhaltungssoftware werden angeboten? 

Wer sich bereits näher mit dem Thema Buchhaltungssoftware beschäftigt hat, wird schnell merken, dass Software nicht gleich Software ist. Denn jeder Anbieter verfügt in seinem Bereich über verschiedene Module bzw. Versionen. 

Nicht immer eignet sich hierbei jedes Modul für jeden Selbstständigen. Für Kleingewerbetreibende reicht hier meist ein Basis-/Einsteiger-Paket zum Schreiben von Rechnungen. 

Selbstständige, die jedoch bereits zur doppelten Buchhaltung verpflichtet und somit bilanzierungspflichtig sind, können auf ein passenden Buchhaltungsmodul natürlich nicht verzichten. Solltest du zudem Shopbetreiber sein, führt kein Weg an einem Warenwirtschaftssystem mehr vorbei. 

Zu unterteilen gilt es außerdem, in Software, die du ausschließlich offline oder online nutzen kannst.

Rechnung – Für Einsteiger

Das Einsteiger-Modul für Buchhaltungssoftware beinhaltet meist nur das reine Schreiben / Stornieren von Rechnungen sowie Angeboten. Zudem können Zahlungserinnerungen erstellt und Kundendaten verwaltet werden.

Buchhaltung – Für Fortgeschrittene

Mit diesem Buchhaltungs-Modul ist es dir als Selbstständiger zudem möglich z.B. Lieferscheine und Auftragsbestätigungen zu erstellen. Außerdem steht dir hier das Online-Banking, die Posten- und die Belegverwaltung zu Verfügung, sodass diese den Umsätzen innerhalb der Software direkt zugeordnet werden können.

Einige weitere wichtige Funktionen sind die Erstellung einer EÜR, Ust-Voranmeldung, GuV, Bilanz sowie die Verwaltung von Anlagen. Selbstverständlich kannst du hier bei Bedarf auch ein Kassenbuch führen.

Warenwirtschaft – Für Profis und Unternehmer

Das Warenwirtschafts-Modul dient Selbstständigen und Unternehmen zusätzlich dazu, um Ware, Lieferanten und Preise zu verwalten. Es können Bestände ein- und ausgebucht, neue Ware angelegt und individuelle Kundenpreise festgelegt werden.

Grundfunktionen: Diese Funktionen sollte jede Buchhaltungssoftware enthalten

Eine nützliche Buchhaltungssoftware sollte einige sehr wichtige Grundfunktionen für die tägliche Arbeit enthalten. Zu diesen sollten aus meiner Sicht folgende zählen: 

• Rechnungen / Angebote schreiben
• unbegrenzte Anzahl von Buchungen
• Belegverwaltung (Erfassung / Buchung)
• Produkt- / Service-Verwaltung
• Kassenbuch
• Warenwirtschaft
• Online-Banking
• EÜR
• GuV
• Bilanz
• Elster-Schnittstellen (Umsatzsteuer-Voranmeldung etc.)
• DATEV
• Steuerberater-Zugang
• Import- / Export von Daten
• Smartphone-App

Wie ich weiter oben zu den verschiedenen Modulen ja bereits erwähnt hatte, musst du natürlich immer abwägen, welche Funktionen du aktuell tatsächlich brauchst. 

Offline-Buchhaltungssoftware: 3 Anbieter im Vergleich

Wie der Name es wohl schon vermuten lässt, handelt es sich bei einer Offline-Buchhaltungssoftware um ein Programm, welches sich ausschließlich auf einem PC oder MAC installieren lässt. 

Nur so kann es im Anschluss von dir genutzt werden. Jedoch ist es bemerkenswert, dass es die klassische “Offline”-Buchhaltungssoftware heute kaum noch gibt. Denn fast alle bekannten Anbieter wie Lexware oder Sage bieten in ihren Desktop-Versionen mittlerweile auch eine Cloud-Funktion mit an.

So können relevante Daten auch bei diesen Offline-Programmen über das Internet (z.B. als App) von unterwegs aus abgerufen werden. Nachfolgend möchte ich dir drei sehr bekannte Anbieter für Offline-Buchhaltungssoftware vorstellen: 

• Lexware
• WISO Buchhaltung 365
• Sage50 Buchhaltung

Lexware

Die Buchhaltungssoftware von Lexware eignet sich sowohl für all diejenigen Selbstständigen und Unternehmer, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, als auch für die, die nur eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen müssen. 

Lexware Buchhaltung ist in bis zu 6 Modulen erhältlich: 

• Basis
• Plus
• Plus (+ Support-Service-Paket)
• Pro
• Premium
• Premium (+ Support-Service-Paket)

Einzelplatz-Module:

Mehrplatz-Module:

Die Module unterscheiden sich überwiegend im Umfang der zur Verfügung stehenden Funktionen. So ist ab Modul Plus eine Kassenbuchfunktion enthalten sowie die Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Ab dem Pro-Modul eine SYBASE-Datenbank und die Verwaltung von mehreren Firmen. 

Mit dem Premium-Modul erhält der Nutzer zudem die Funktion der Anlagenverwaltung. Das Plus- und Premium-Modul kann zusätzlich mit einem Support-Service-Paket gebucht werden. 

Über “Lexware mobil” können Daten wie z. B. Belegdaten, Kunden- / Lieferantendaten, Artikeldaten sowie wichtige Unternehmenskennzahlen direkt online über einen Browser abgerufen werden. 

WISO Buchhaltung 365

WISO Buchhaltung 365 eignet sich ideal für die Buchführung in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Die Software ist für die Erstellung einer Bilanz, EÜR sowie GuV geeignet. 

Die Buchhaltungssoftware steht dir in zwei unterschiedlichen Modulen zur Verfügung: 

• WISO Buchhaltung 365
• WISO Buchhaltung 365 Professionell

WISO Buchhaltung 365

WISO Buchhaltung 365 Professionell

Der größte Unterschied zwischen diesen beiden Versionen ist, dass mit WISO Buchhaltung 365 Professionell auch im Netzwerk gearbeitet werden kann. Bis zu 5 Arbeitsplätze können dann gleichzeitig mit der Buchhaltungssoftware kommunizieren. 

Weiter Informationen zu WISO Buchhaltung 365 kannst du auf buhl.de lesen.

Sage 50 Buchhaltung

Die Software Sage50 Buchhaltung ist für alle Selbstständigen und Unternehmen geeignet, die Prozesse wie die Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft sowie Finanzbuchhaltung innerhalb einen Tools verwalten möchten. 

Sage50 Buchhaltung gibt es in 4 verschiedenen Versionen: 

• Standard
• Comfort
• Professionell
• Quantum

Die vier Module unterscheiden sich jeweils im Art des Funktionsumfangs. Im Modul “Comfort” ist die Budgetverwaltung, das Bestellwesen und E-Rechnungen mit enthalten. Ab Modul “Professionell”, die Funktion zur anpassbaren Chefübersicht und unterschiedliche Varianten zur Artikelverwaltung. Das Modul “Quantum” beinhaltet zusätzlich die Funktionen zum Terminal-Betrieb, die Nutzung an bis zu 20 Arbeitsplätzen und Charge-Verwaltung. 

Eine Cloud-Funktion ist in allen Modulen von Sage50 Buchhaltung integriert. Mit dieser können beispielsweise Aufträge, Kontakte und Termine via Microsoft Office 365 bearbeitet und verwaltet werden. Außerdem lassen sich über die Sage Capture App Belege archivieren.

Weitere Informationen zu Sage50 Buchhaltung kannst du auf sage.com lesen.

Die wichtigsten Funktionen im direkten Vergleich:

Funktionen	Lexware Buchhaltung	WISO Buchhaltung 365	Sage 50 Buchhaltung
Rechnungen / Angebote	✔	✔	✔
Belegverwaltung	✔	✔	✔
Produkt- / Serviceverwaltung	✔	✔	✔
Kassenbuch	✔	✔	✔
Warenwirtschaft	✔	–	✔
Online-Banking	✔	✔	✔
EÜR	✔	✔	✔
GuV	✔	✔	✔
Bilanz	✔	✔	✔
Elster	✔	✔	✔
DATEV	✔	✔	✔
Steuerberaterzugang	–	–	–
Import / Export	✔	✔	✔
Smartphone-App	–	–	✔
Benutzer	1-5	1-5	1-20
Preis*	178,80 – 693,60 €	139,95 – 299,00 €	329,00 – 2.087 €

*alle Preise sind Jahrespreise (Stand: September 2019)

Online-Buchhaltungssoftware: 3 Anbieter im Vergleich

Bei der Online-Buchhaltungssoftware werden die Daten im Gegensatz zur Offline-Buchhaltungssoftware nicht lokal auf einem Rechner oder dem MAC gespeichert. Vielmehr liegen die Daten in der sogenannten Cloud. 

Das hat den großen Vorteil, dass die Buchhaltungssoftware immer und von überall abgerufen werden kann. Als Selbstständiger und Unternehmer bist du somit sehr flexibel, denn du hast jederzeit die Möglichkeit, Einblick in deine Buchhaltung zu bekommen. 

Ein weiterer großer Vorteil von Online-Buchhaltungssoftware ist aus meiner Sicht, dass zahlreiche Anbieter eine kostenlose Testphase anbieten. So kannst du als Selbstständiger, Freelancer und Unternehmer alle Funktionen testen, bevor du dich für eine Software entscheidest. 

Außerdem verfügen die Tools auch immer über eine App, mit der du über das Smartphone alle wichtigen Daten abrufen kannst. Im nachfolgenden Abschnitt möchte ich dir drei beliebte Anbieter für Online-Buchhaltungssoftware genauer vorstellen: 

• lexoffice
• sevDesk
• Sage Business Cloud

lexoffice

Mit der Online-Buchhaltungssoftware von lexoffice können Rechnungen geschrieben, Angebote erstellt, Kunden verwaltet sowie die Steuererklärung vorbereitet werden. Sie eignet sich für Unternehmer, Selbstständige, Kleinunternehmer oder Gründer. 

Lexoffice ist in 3 unterschiedlichen Modulen erhältlich: 

• Rechnung & Finanzen
• Buchhaltung & Finanzen
• Buchhaltung & Berichte

Die einzelnen Module unterscheiden sich im Umfang der Funktionen. So sind ab dem Modul “Buchhaltung & Finanzen” Funktionen wie das Kassenbuch, eine OP-Übersicht und die Umsatzsteuer-Voranmeldung enthalten. Das Modul “Buchhaltung & Berichte” enthält außerdem die Möglichkeit zur Erstellung einer Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) und einer Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR). Weiterhin können hier Anlagegüter verwaltet und abgeschrieben werden. 

Lexoffice verfügt über eine App, über die Angebote oder Rechnungen erstellt, Kontakte verwaltet oder Kontostände geprüft werden können. Mit Hilfe der Beleg-App können zusätzlich Belege direkt via Smartphone abfotografiert und hochgeladen werden. 

Weitere Informationen zu lexoffice kannst du auf lexoffice.de lesen. 

sevDesk

Auch bei sevDesk handelt es sich um eine reine Online-Buchhaltungssoftware, mit der Rechnungen geschrieben, Kunden verwaltet und Zahlungseingänge gebucht werden können. Das Buchhaltungstool eignet sich vor allem für Selbstständige, Kleinunternehmer und Gründer. 

Für Nutzer von sevDesk stehen 3 verschiedene Module zur Auswahl: 

• Rechnung
• Buchhaltung
• Warenwirtschaft

Ebenso unterscheiden sich die einzelnen Module hier im Funktionsumfang. Das Buchhaltungsmodul beinhaltet zusätzliche Funktionen wie z.B. wiederkehrende Rechnungen, die digitale Belegverwaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, ein Kassenbuch, Online-Banking und vieles mehr.

Mit dem Warenwirtschafts-Modul erhältst du zusätzlich Funktionen wie die Lagerverwaltung, Bestandsbuchungen, Preisvarianten für Lieferanten sowie die Lieferanten- und Artikelzuordnung. 

Mittels der zur Verfügung stehenden sevScan App können über das Smartphone Rechnungen, Angebote, Mahnungen oder Kontakte angelegt werden. Zudem sind Belege jederzeit von unterwegs einsehbar. 

Weitere Informationen zu sevDesk kannst du auf sevdesk.de lesen

Sage Business Cloud

Sage Business Cloud Buchhaltung ist eine Online-Buchhaltungssoftware für Gründer und Selbstständige. Du kannst damit Rechnungen und Angebote erstellen, Online-Banking nutzen sowie Auswertungen und Berichte erstellen. 

Das Tool von Sage ist aktuell ausschließlich in 2 Modulen verfügbar: 

• Buchhaltung Start
• Buchhaltung

Beide Module bieten dir als Nutzer unterschiedliche Funktionen. Das Modul “Buchhaltung Start” eignet sich überwiegend zur Rechnungsstellung und Zahlungszuordnung. 

Der Funktionsumfang des Moduls “Buchhaltung” umfasst die Verwaltung des Lagerbestands, Multi-User, das Schreiben von Angeboten, die Erstellung von Lieferscheinen sowie einen DATEV-Export. 

Das Buchhaltungstool Sage Business Cloud Buchhaltung bietet seinen Nutzern zusätzlich eine App für unterwegs. Mit dieser können Rechnungen erstellt sowie aktuelle Cashflow-Zahlen oder Berichte eingesehen werden. 

Weitere Informationen zu Sage Business Cloud Buchhaltung kannst du auf sage.com lesen.

Die wichtigsten Funktionen im direkten Vergleich:

Funktionen	lexoffice	sevDesk	Sage Business Cloud
Rechnungen / Angebote	✔	✔	✔
Belegverwaltung	✔	✔	✔
Produkt- / Serviceverwaltung	✔	✔	✔
Kassenbuch	✔	✔	–
Warenwirtschaft	✔	✔	✔
Online-Banking	✔	✔	✔
EÜR	✔	✔	✔
GuV	✔	✔	✔
Bilanz	✔	✔	✔
Elster	✔	✔	✔
DATEV	✔	✔	✔
Steuerberaterzugang	✔	✔	✔
Import / Export	✔	✔	✔
Smartphone-App	✔	✔	✔
Benutzer	1 – unbegrenzt	1 – unbegrenzt	1 – unbekannt
Preis*	7,90 – 16,90 €	7,90 – 45,90 €	8,00 – 14,00 €

*alle Preise sind Monatspreise (Stand: September 2019)

Offline- vs. Online-Buchhaltungssoftware

Für welche Art von Buchhaltungssoftware du dich als Selbstständiger, Gründer oder Unternehmer entscheidest, hängt von deinen persönlichen Bedürfnissen ab. Wenn wir vom reinen Funktionsumfang ausgehen, steht die Offline-Buchhaltungssoftware der Online-Buchhaltungssoftware in nichts nach.

Ein großes Manko hat sie jedoch: Sie kann nur über einen Desktop genutzt werden. Ein Tool wie Sage50 Buchhaltung bietet zwar hier auch eine Cloud-Funktion, jedoch ist diese im Gegensatz zu den reinen Online-Programmen auf den Markt in ihrem Funktionsumfang sehr eingeschränkt. 

Wer auch von unterwegs flexibel Rechnungen und Angebote schreiben oder aktuelle Umsätze und Berichte einsehen möchte, für den ist eine Online-Buchhaltungssoftware besser geeignet. 

Des Weiteren lassen sich in einer Online-Buchhaltungssoftware direkt Zugänge für den Steuerberater einrichten. Dies ist in Offline-Tools nicht so ohne Weiteres möglich. Hier bleibt meist nur der DATEV-Export und die Übermittlung der Daten an das Steuerbüro.

Kostenlose Buchhaltungssoftware – Der Einstieg mit Basisfunktionen

Als Gründer und Kleinunternehmer möchtest du natürlich zu Beginn so wenig wie möglich an Ausgaben erzeugen. Das ist natürlich verständlich. Denn es dauert meist einige Wochen und Monate, bis das Unternehmen bzw. die Selbstständigkeit anläuft. 

Wenn du dennoch nicht auf eine funktionsreiche Buchhaltungssoftware verzichten möchtest, solltest du für den Anfang auf eine kostenlose Online-Buchhaltungssoftware zurückgreifen, die dir alle Basisfunktionen bietet. 

Aus eigener Erfahrung kann ich dir mit gutem Gewissen den Anbieter Papierkram empfehlen. 

Dieser bietet dir eine Free-Version mit allen Basisfunktionen an. Hierzu gehört das Schreiben von Angeboten und Rechnungen, das Erfassen von Ausgaben, Waren und Dienstleistungen, Belegmanagement, die Verwaltung von Stammdaten sowie die Zeiterfassung. 

Mehr zum Anbieter Papierkram kannst du auf papierkram.de lesen. 

Meine persönliche Erfahrung mit Buchhaltungssoftware

Buchhaltung ist doof und zeitaufwendig! Das denken sich mit Sicherheit die meisten, die diesen Artikel gerade lesen. Doch mit der passenden Buchhaltungssoftware kann dir hierbei wirklich sehr viel Arbeit abgenommen werden. 

Als ich noch nebenberuflich selbstständig war, hat mir eine Buchhaltungssoftware wie Papierkram vollkommen gereicht. Auch ich habe hier zu Anfang nur die Free-Version genutzt und war sehr zufrieden damit. Aus diesem Grund kann ich dir diese ebenfalls nur ans Herz legen. 

Als jedoch klar war, dass ich mich voll selbstständig machen werde, habe ich nochmals einige interessante Tools miteinander verglichen – auch wenn Papierkram natürlich in diesem Bereich weitere Module anbietet. 

Eines kann ich dir jetzt schon sagen: Es gibt wirklich unglaublich gute Programme und Anbieter in diesem Bereich! Mir war vor allem wichtig, dass ich meine Umsätze und Belege, direkt über das Tool zuordnen kann (Online-Banking). 

Weiterhin wollte ich über mein Smartphone jederzeit Einblick in meine aktuellen Zahlen haben und Belege ohne Umwege über die App einscannen. Zudem liebe ich Statistiken bzw. Berichte, in denen ich mir aktuelle Entwicklungen anschauen kann. Sprich, ich will jederzeit eine EÜR oder GuV erstellen können.

Nach wirklich sehr ausführlicher Recherche habe ich mich dann schlussendlich für Lexoffice entschieden und bereue es bis heute nicht. Was mir besonders gut gefällt: Es kommen fast monatlich neue Features hinzu. Also die Entwickler sind hier sehr fleißig. Auch der Support antwortet innerhalb kürzester Zeit. 

Das ist natürlich nur meine persönliche Erfahrung ;-). Wie gesagt, es gibt auch viele andere tolle Anbieter da draußen, die genauso tolle Funktionen wie lexoffice bieten. Wenn dich das Tool interessiert, dann lies doch gerne meine Review auf meinem Blog. Hier habe ich lexoffice ganz ausführlich vorgestellt. 

Fazit

Eine Buchhaltungssoftware sollten Gründer, Selbstständige und Unternehmer bereits von Beginn an nutzen. Hiermit sorgst du einfach von Anfang an für übersichtliche Finanzen und hast deine Buchhaltung jederzeit im Blick. 

Ob du hierfür nun eine Offline- oder Online-Buchhaltungssoftware nutzt, spielt natürlich nur eine zweitrangige Rolle und bleibt jedem selbst überlassen. Hier kommt es ganz auf deinen persönlichen Geschmack an.

Möchtest du deine Daten ausschließlich lokal speichern, dann nutze ein Offline-Tool. Hast du jedoch das Verlangen, auch jederzeit von unterwegs aus Einblick in deine Buchhaltung zu haben, dann solltest du dich für ein Online-Tool entscheiden. 

Ich hoffe, ich konnte den Buchhaltungssoftware-Dschungel etwas für dich lichten. Wenn du noch Fragen oder Input zu dem Thema hast oder dir ein Buchführungs-Tool in der Liste fehlt, lasse mir gerne einen Kommentar da.